5 dicas para o fechamento da folha de pagamento dos funcionários

 

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A folha de pagamento agrupa as informações e atividades trabalhistas de cada funcionário. Ela é usada para demonstrar o salário bruto e líquido, além de ter função operacional, contábil e fiscal. Nas empresas há um profissional dedicado para esse serviço, ou feito por um Contador e Profissional de RH – Recursos Humanos externos. Contudo, mesmo que você não seja responsável pela folha de pagamento, é importante entender esse processo para garantir que a empresa tenha boa saúde financeira e prospere. Organizamos cinco dicas sobre o assunto para você.

 

1 – Estrutura de cargos e salários

 

Para melhorar os processos de folha de pagamento, a empresa deve ter uma estrutura de cargos e salários bem definida. Dessa maneira, o controle financeiro, as promoções, admissões e demissões são efetuadas com agilidade, já que as regras estão claras para cada situação e ajudam a manter a organização da folha de pagamento. Isso permite que a empresa disponha de seu próprio plano de carreira, algo muito valorizado pelos funcionários.

 

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2 – Fique de olho nos adicionais

 

Além dos benefícios obrigatórios, como o FGTS, INSS, provisão de 13º, férias e salário-base, é necessário estar atento a outras demandas que podem gerar acréscimos na folha de pagamento, como horas extras, adicional noturno, de insalubridade ou de periculosidade, ou ainda contribuições para outras entidades. Por exemplo, se a atividade for realizada em um ambiente com grau de periculosidade alto, o empregado pode receber um adicional de 30% sobre o salário.

3 – Crie uma rotina para entrega das obrigações

 

Para garantir que a folha de pagamento não tenha atrasos, é importante que a empresa crie uma rotina para o cálculo de salários. É preciso estabelecer prazos para fechamento dos proventos que farão parte da remuneração de cada funcionário. Nesse sentido, o apoio de soluções tecnológicas ajudam na integração de dados obtidos pelo relógio de ponto, bem como de outras áreas que interferem no cálculo da folha.

 

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4 – Mantenha os dados dos funcionários atualizados

 

As faixas de tributação mudam constantemente, seja por conta da legislação trabalhista, ou pelas mudanças na vida do funcionário. Por exemplo, quando o colaborador tem um novo dependente ou muda de estado civil. Por isso, é muito importante que a base de dados da empresa esteja sempre atualizada. Informações que estejam em desacordo com a plataforma do governo federal – eSocial – poderão impedir que as empresas prestem suas obrigações no prazo correto.

 

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5 – Automatize a folha de pagamento

 

Deixe os cálculos manuais de lado e invista na automatização da folha de pagamento. Com o apoio de um software integrado, é possível realizar os cálculos de forma automática e reunir informações que tornem a tomada de decisão menos complexa. Além disso, agende o pagamento dos salários diretamente com o banco e acompanhe seu andamento pela internet. Essa facilidade evita atrasos e esquecimentos por parte do empregador.

 

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